KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ

v.08.01.2021

Personel

İşbu Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni; sağ üst kutucukta belirtilen ilgili kişi grubunun şirket tarafından tutulan verileri için geçerlidir.

NEDEN BU METNİ GÖNDERİYORUZ?

Evidea Mağazacılık A.Ş. olarak, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve 30356 sayılı 10.03.2018 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca, Veri Sorumlusu sıfatıyla hazırlanan işbu “Bilgilendirme” yazısı ile Sizlere, KVKK’da yer alan “Veri Sorumlusunun Aydınlatma Yükümlülüğü” başlıklı 10., “İlgili Kişinin Hakları” başlıklı 11. Ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ’de yer alan 4 ve 5. Maddeleri çerçevesinde; hangi amaçla kişisel verilerinizin işleneceği, işlenen kişisel verilerinizin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel verilerinizin toplanmasının yöntemi ve hukuki sebebi ve KVKK’nın 11. maddesinde sayılan diğer haklarınızla ilgili olarak bilgi vermek amacıyla düzenlenmiştir.

İşbu Kişisel Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni; Şirketimiz tarafından veri sorumlusu sıfatı ile toplanan ve işlenen yukarıda ilgili kişi grubu belirtilen kişilerin kişisel verileri için geçerlidir:

HANGİ KONULARDA AYDINLATMA YAPIYORUZ?

• Hangi verilerinizin toplandığı
• Verilerinizin hangi amaçla işlendiği
• Verinizin kimlerle paylaşıldığı
• Verilerinizin toplanmasının hukuki sebebi
• Verinizin imhası
• KVKK kapsamında sahip olduğunuz haklar

HANGİ VERİLERİNİZİ İŞLİYORUZ?

Banka Hesap Numarası, IBAN, E-posta adresi, GSM no, İletişim adresi, Ad Soyad, Aile sıra no, Anne Adı, Baba Adı, Doğum Tarihi, Doğum Yeri, İmza, Bekarlık Soyadı, Medeni Hali, Milliyeti, Nüfus Cüzdanı Seri No, Nüfusa Kayıtlı Olduğu Yer, SGK no, TCKN, Pozisyon, Askerlik Durumu, Daha önce çalıştığı yerler, Eğitim durumu, Gidilen kurslar, Sertifikalar, Fotoğraf, Çocuk sayısı ve yaşları, Aylık ücret bilgisi, Transkript, Sertifikalar, Meslek içi eğitim bilgileri, Diploma bilgileri, Ehliyet veriliş tarihi, Ehliyet Sınıf Bilgisi, İşe Giriş- Çıkış Tarihi, Performans Değerlendirme Raporları, Bordro Bilgileri, Anne kızlık soyadı, Şifre ve parola bilgileri, Sistem Log Kayıtları, İnternet Giriş-Çıkış bilgileri, IP Adresi, Adli makamlarla yapılan yazışmalardaki bilgiler ile adli dosyalarda (dava, icra vb.) yer alan bilgiler ile İşyeri Hekimi Ve Diğer Sağlık Personelinin Görev, Yetki, Sorumluluk Ve Eğitimleri Hakkında Yönetmelik’in Ek-2 no’lu formu olan İşe Giriş/ Periyodik Muayene Formu’nda yazılı olan kişisel verilerinizden; ad, soyad, doğum yeri, doğum tarihi, telefon no, cinsiyet, medeni durum, çocuk sayısı, eğitim durumu, meslek, adres, çalıştığı bölüm, yapılan iş, fotoğraf ve imza verileri.

Açık Rızanıza İstinaden;
Engellilik durumuna ilişkin bilgiler, Kullanılan cihaz ve protez bilgileri (sağlık), Sağlık Durumunun Çalışmaya Engel Teşkil Edip Etmediği Bilgisi, Alerji durumu bilgisi, İşyeri Hekimi Ve Diğer Sağlık Personelinin Görev, Yetki, Sorumluluk Ve Eğitimleri Hakkında Yönetmelik’in Ek-2 no’lu formu olan İşe Giriş/ Periyodik Muayene Formu’nda yazılı olan sağlık verileriniz (Kan grubu bilgisi, kronik hastalık bilgisi, bağışıklanma bilgisi, soygeçmişindeki sağ/vefat/ önemli hastalık bilgisi, tıbbı anamnez sonuçları, son 1 yıl içerisinde geçirilen hastalık bilgileri, (varsa) hastanede yatma sebebi, (varsa) geçirilen ameliyat bilgileri, (varsa) geçirilen iş kazası bilgileri, (varsa) meslek hastalığı şüphesi ile tetkik ve muayeneye tabi tutulup tutulmadığı bilgisi, (varsa) maluliyet bilgileri, (varsa) hali hazırda tedavi bilgileri, sigara içip içmeme durumu/ sıklığı, alkol alıp almama durumu/ sıklığı, fiziki muayene sonuçları, boy, kilo, vücut kitle endeksi bilgileri, labaratuvar bulguları, belirtilen pozisyonda sağlık yönünden çalışmaya engel olup olmadığı bilgisi.

KİŞİSEL VERİLERİNİZİ KİMLERLE HANGİ AMAÇLA PAYLAŞIYORUZ?

Yasal yükümlülükler ya da KVKK’nın 8/2 ile 9/2’nci maddesi şartlarının varlığı halinde kişisel verileriniz; AGİ tahakkukunun sağlanması, işe devam kontrolünün temini, iş sağlığı ve güvenliği faaliyetlerinin yerine getirilmesi, masraf ve maaş ödeme işlemlerinin gerçekleştirilmesi ile olası bir hukuki ihtilaf, soruşturma, adli ya da idari denetim ve sair hallerde hukuki savunma hakkımızın kullanılması, resmi ya da yasal diğer bilgi ve belge taleplerine yanıt verme amaçlarıyla PDKS/ Yıllık İzin Yönetimi Yazılımı Hizmet Sağlayıcı Firması, Yeminli Mali Müşavir, İsg Uzmanı, Yeminli Mali Müşavir, İşyeri Hekimi, Bankalar, SGK ve olası bir hukuki ihtilaf, soruşturma, adli ya da idari denetim ve sair hallerde şirket avukatımız, bilgi talep eden adli ve idari merciler.ile paylaşılmaktadır.

KİŞİSEL VERİLERİNİZİN TOPLANMA VE İŞLENME YÖNTEMİ NEDİR?

İş başvuru/ işe giriş formlarının doldurulması, PDKS/ Yıllık İzin Yönetimi Yazılımı, banka dekontu, özgeçmiş, ikametgah belgesi, işe giriş evrakları, AGİ formu, bölüm yöneticisi, işe giriş/periyodik muayene formu, ehliyetin personel tarafından ibrazı, sağlık raporunun ibrazı suretiyle TOPLUYORUZ.

Kişisel verilerinizi, loglama yapmak, kullanıcı hesabı oluşturmak, excel listesi oluşturmak ve saklamak, Şirket'in resmi e-posta hesaplarında saklamak ve e-posta göndermek, ERP sistemi içerisinde dijital ortamda muhafaza etmek, Fiziki olarak kilitli dolapta muhafaza etmek. PDKS/ yıllık izin yönetimi yazılımına ve veri tabanına kayıt, sağlık verilerinin tümünü işyeri hekimine ait özel odada fiziki olarak kilitli dolapta muhafaza etmek, Şirket'in kariyer portalı hesaplarında saklamak, EFT/ Havale yapmak suretiyle banka ve sair sistemlere bilgi girişi yapmak, SGK ve çeşitli kurum ve kuruluşlara bildirim yapmak, personel bilgi sistemine kayıt ve benzeri yöntemlerle İŞLİYORUZ.

KİŞİSEL VERİLERİNİZİN İŞLENME AMAÇLARI NEDİR?

Açık Rızanıza İstinaden İşlenecek Olan Kişisel Verileriniz; acil durum yönetimi süreçlerinin yürütülmesi, erişim yetkilerinin yürütülmesi, fiziksel mekan güvenliğinin temini, hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi, iş faaliyetlerinin yürütülmesi / denetimi, performans değerlendirme süreçlerinin yürütülmesi, yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi, iş sağlığı / güvenliği faaliyetlerinin yürütülmesi, yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi amaçlarıyla işlenmektedir.

Diğer Kişisel Verileriniz; acil durum yönetimi süreçlerinin yürütülmesi, çalışanlar için iş akdi ve mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi, çalışanlar için yan haklar ve menfaatleri süreçlerinin yürütülmesi, erişim yetkilerinin yürütülmesi, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, fiziksel mekan güvenliğinin temini, hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi, iş faaliyetlerinin yürütülmesi / denetimi, performans değerlendirme süreçlerinin yürütülmesi, yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi, finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi, insan kaynakları süreçlerinin planlanması, ücret politikasının yürütülmesi, iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, sözleşme faaliyetlerinin yürütülmesi, sözleşme süreçlerinin yürütülmesi, iş sağlığı / güvenliği faaliyetlerinin yürütülmesi, görevlendirme süreçlerinin yürütülmesi, denetim / etik faaliyetlerinin yürütülmesi, bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi amaçlarıyla işlenmektedir.

KİŞİSEL VERİ İŞLEMENİN HUKUKİ SEBEBİ NEDİR?

• Şirketimizle akdedilen iş sözleşmesi ve eklerinin kurulması/ ifası,
• Faaliyet alanımla ilgili yasalarından doğan hukuki yükümlülüğümüzü yerine getirebilmemiz için veri işlemenin zorunlu olması
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Şirketimizin meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması
• Hakkın tesisi, korunması ve kullanılması için veri işlemenin zorunlu olması.
• Yukarıda belirtilen kişisel verileriniz için açık rıza vermiş olmanız hali.
• Kanunlarda açıkça Öngörülme

KVKK KAPSAMINDA SAHİP OLDUĞUNUZ HAKLARINIZ

Şirketimize başvurarak kişisel verilerinizin;

1. işlenip işlenmediğini öğrenme,
2. işlenmişse bilgi talep etme,
3. işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
4. yurt içinde / yurt dışında aktarıldığı 3. kişileri bilme,
5. eksik / yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
6. KVKK’nın 7 nci maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini / yok edilmesini isteme,
7. aktarıldığı üçüncü kişilere yukarıda sayılan (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin bildirilmesini isteme,
8. münhasıran otomatik sistemler ile analiz edilmesi nedeniyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
9. kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme hakkına sahipsiniz.

KİŞİSEL VERİLERİNİZİN KORUNMASINA İLİŞKİN ÖNLEMLER

Kişisel verilerin korunması, şirketimiz için önemli bir konudur. Şirketimiz, kişisel verilere yetkisiz erişim veya bu bilgilerin kaybı, hatalı kullanımı, ifşa edilmesi, değiştirilmesi veya imha edilmesine karşı korumak için gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır. Şirketimiz, kişisel verilerinizi gizli tutmayı, gizliliğin sağlanması ve güvenliği için gerekli teknik ve idari her türlü tedbiri almayı ve gerekli özeni göstermeyi taahhüt etmektedir.

Şirketimizin gerekli bilgi güvenliği önlemlerini almasına karşın, web sitesine ve sisteme yapılan saldırılar sonucunda kişisel verilerin zarar görmesi veya üçüncü kişilerin eline geçmesi durumunda, Şirketimiz bu durumu derhal sizlere ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na bildirir.

KİŞİSEL VERİLERİNİZİN DOĞRU VE GÜNCEL OLARAK MUHAFAZA EDİLMESİ

Kişisel verilerini şirketimizle paylaşanlar, bu bilgilerin doğru olmasının ve güncel bir şekilde muhafaza edilmesinin, hem 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu anlamında kişisel verileri üzerinde sahip oldukları haklar hem de ilgili diğer mevzuat açısından önemli olduğunu bildiklerini ve yanlış bilgi verilmesinde doğacak sorumlulukların tamamen kendilerine ait olacağını, kabul ve beyan etmişlerdir.

Paylaşmış olduğunuz kişisel verileriniz ile ilgili değişiklik ve/veya güncellemeleri aşağıda belirtilen KEP adresinden veya şirketimizin adresine fiziki posta yoluyla ya da www.evidea.com üzerindeki iletişim kanallarından gerekli bildirimleri yapabilirsiniz.

KİŞİSEL VERİLERİNİZİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VEYA ANONİM HALE GETİRİLMESİ

İşbu Bilgilendirme metninde belirtilen amaçlarla işlenmiş olan kişisel verileriniz; KVKK md. 7/f.1'e göre işlenmesi gerektiren amaç ortadan kalktığında ve varsa Kanunların belirlediği süreler geçince; Şirketimizin Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası doğrultusunda re’sen veya talebiniz üzerine tarafımızca silinecek, yok edilecek veya anonimleştirilerek kullanılmaya devam edilecektir.

VERİ SORUMLUSUNUN KİMLİĞİ

Evidea Mağazacılık A.Ş
Mersis No: 0611-0531-8440-0025
Adres: İçerenköy Mah. Değirmen Yolu Cad. No:37 A Kapısı Kat:1 Ataşehir 34752 İstanbul
KEP Adresi: [email protected]